(電子商務研究中心訊) 當前縣級檔案部門的檔案信息化建設才剛剛起步，檔案信息化工作各方面仍處于摸索階段，在通過長期使用、反復比較、總結分析當前我們試用的兩款檔案管理系統(tǒng)(以下分別稱為軟件A和軟件B)，在軟件選擇方面得出一些經驗及規(guī)劃發(fā)展方面提出幾點建議以供參考。
一、不同類型檔案管理軟件系統(tǒng)的使用情況對比分析。
一是系統(tǒng)性能方面。軟件A通過2個月的功能測試、記錄日志及聯(lián)系軟件商解決問題，經過連續(xù)使用進行測試，軟件運行穩(wěn)定；軟件B在試用階段沒有發(fā)現(xiàn)重大問題，軟件運行也很穩(wěn)定。二者均滿足檔案信息化的基本要求，但存在明顯的區(qū)別：軟件A是基于B/S模式的網(wǎng)絡版軟件，服務器維護相對復雜，但硬件設備、底層軟件、運行環(huán)境等方面的要求上相對較低，且用戶通過網(wǎng)絡完成操作易于管理；軟件B是基于C/S模式的單機版軟件，軟件運行穩(wěn)定性雖然優(yōu)于軟件A，但是不能滿足靈活性、易維護性、多用戶操作等要求所帶來的便利，不利于檔案部門檔案信息化發(fā)展。二是系統(tǒng)功能方面。軟件A與B均能夠完成檔案數(shù)字化管理的日常工作，數(shù)字檔案內容大致相同，軟件系統(tǒng)都為十二大功能模塊。即便如此，因不同的軟件設計方法和思路所帶來的功能差異仍然合理存在，最為明顯的是移交聲像檔案文件，不同的軟件商有自己的考量角度：軟件A移交聲像檔案文件失敗，原因在于軟件商考慮到文件數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡傳輸，為保證系統(tǒng)性能不受影響，特意限制了移交文件容量小于20MB；軟件B不涉及網(wǎng)絡傳輸，可在本機移交聲像文件，文件容量不能超過1.5GB。在聲像檔案保存方面,軟件B存在很大的優(yōu)勢，但其網(wǎng)絡版目前未試用(軟件廠商沒有提供)，無法確定在網(wǎng)絡上是否能夠完成視頻文件移交。三是軟件費用方面。通過分別與軟件A、B的銷售人員進行了解，可得到下面的費用表格以供參考：
表1兩款軟件價格對比
四是安全性方面。單機版軟件面向單個用戶、單個權限，涉及到存儲介質、移動傳輸介質、互聯(lián)網(wǎng)及軟件自身漏洞等安全問題。相較之下，網(wǎng)絡版軟件的安全問題種類更多、危害更大，但當今針對網(wǎng)絡系統(tǒng)的各種殺毒軟件、防火墻、加密認證、專網(wǎng)技術及監(jiān)控軟件等層出不窮，不斷提高、完善網(wǎng)絡的安全性能。
二、繼續(xù)推動檔案信息化進程，規(guī)劃好統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)平臺的幾點建議。
目前，軟件A與軟件B不能夠進行互相移交電子，所以測試過程中軟件A與某些檔案室使用的軟件B不兼容問題已經產生，雖沒有產生更大問題但不容忽視，更需要統(tǒng)籌規(guī)劃。解決此問題可以通過三個途徑：1、應由上級部門組織力量自主研發(fā)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)更大規(guī)模的集群式數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡，更易于管理、維護，系統(tǒng)兼容性更高；2、制定檔案管理系統(tǒng)生產標準，加強各類軟件的兼容性、擴展性，能夠完成各類軟件間的檔案交接和信息交互；3、暫緩向各檔案室推薦檔案管理軟件，由檔案部門選用網(wǎng)絡版的軟件，并負責規(guī)劃、組織建立檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡平臺。它們都有各自特點：途徑1是檔案信息化發(fā)展的最佳方式，各級檔案部門購買技術過硬、安全系數(shù)很高的檔案信息管理系統(tǒng)花費太大，但上級部門可以通過嚴格招標、集資研發(fā)等方式來實現(xiàn)地區(qū)性、全省性乃至全國性的檔案管理系統(tǒng)。途徑2加強了各級檔案部門的自主性，正因為這種自主性使得制定生產標準迫在眉睫，但是這種生產標準并非只是單純地規(guī)定數(shù)字檔案應該包含的項目、內容，應是與網(wǎng)絡體系中協(xié)議相類似的約定，否則無法推廣生產標準，甚至有阻礙檔案信息化未來發(fā)展的可能。僅從縣級檔案部門和當前工作實際的角度，推動信息化發(fā)展應該采用途徑3——自主建立網(wǎng)絡平臺，它有以下優(yōu)點：
1、費用分散但推廣難度降低，容易建立統(tǒng)一平臺。僅針對購買費用而論，從表1可以看出，單機版相較于網(wǎng)絡版成本太大。以我市為例，推廣檔案管理系統(tǒng)的涉檔部門多達90個，若采用單機版，則需要花費14.4萬元(軟件A)或25.2萬元(軟件B)，而網(wǎng)絡版花費7.2萬元(軟件A)，通過上文“系統(tǒng)使用情況對比分析”和購買費用的描述，建議選用網(wǎng)絡版。
2、易于維護、管理，安全性能高。網(wǎng)絡版軟件都是進行統(tǒng)一的維護、管理，只需要維護數(shù)據(jù)服務器就完成了整個網(wǎng)絡維護工作，并且用戶端出現(xiàn)錯誤，如病毒、黑客攻擊，及時發(fā)現(xiàn)、修補系統(tǒng)漏洞也不會對數(shù)據(jù)服務器產生危害，安全性能較之單機版軟件大大提高。當前，可以采用專網(wǎng)技術、加密技術、防火墻認證技術及入侵檢測技術等進一步保證網(wǎng)絡平臺安全性、正確性及穩(wěn)定性。
3、可與時俱進，不斷進行擴展和合并。隨著檔案信息化工作要求的發(fā)展，全國各級檔案部門必然要形成能夠互通有無的數(shù)據(jù)庫整體。采用網(wǎng)絡版軟件可以依靠控制用戶數(shù)量擴展網(wǎng)絡，為建設國家綜合檔案館數(shù)據(jù)庫打下良好基礎，能夠靈活地擴展和合并網(wǎng)絡應在考量范圍之內。
三、將檔案信息化發(fā)展工作落到實處，考慮搭建檔案管理網(wǎng)絡平臺的方案。
檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡平臺是未來檔案信息化發(fā)展的大趨勢，利用此平臺會為檔案信息化工作帶來巨大推動力，但是搭建它的方案仍然有待商榷，從費用、推廣性、可行性及可用性等多方考量才能夠著力推動信息化工作。通過對比表1中軟件網(wǎng)絡版的價格可知，兩款軟件局域網(wǎng)費用大致相當，但因軟件B的擴展方式是網(wǎng)絡間的合并，與軟件A的單個用戶增加的方式不同，在網(wǎng)絡平臺推廣方面，軟件A網(wǎng)絡版更容易被人所接受，例如，軟件B的中型網(wǎng)絡需要花費6.8萬元，大型網(wǎng)絡需要花費19.8萬元，從檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀出發(fā)，無論是檔案部門單獨支付還是與各檔案室集資建設，推廣難度都很大。實事求是選取合適檔案管理系統(tǒng)，充分考慮搭建檔案管理網(wǎng)絡平臺的方案，才能夠將檔案信息化發(fā)展工作落到實處。
總而言之，檔案系統(tǒng)管理網(wǎng)絡平臺因其低費用、高效率的特點將是檔案信息化未來發(fā)展的主流，但是檔案管理系統(tǒng)都面臨著潛在的安全問題，這也是建設好檔案信息化的重要指標和關鍵所在。本文僅是在建設、維護、管理的成本上來對比分析了不同軟件的優(yōu)劣，及如何推動檔案信息化建設進行初步研究、討論，以期達到提供實用性信息的效果。（來源：湘西新聞網(wǎng) 文/唐銘 作者系吉首市檔案局工作人員 編選：網(wǎng)經社)
